"Als iedereen wacht | staat alles stil"

Wanneer een verzuimdossier vastloopt: Waarom samenwerking met de arbodienst geen formaliteit is maar een voorwaarde.

Door Denise Jongbloed – GRIB. Verzuim & Organisatieadvies

Soms kom ik in dossiers terecht die op papier overzichtelijk lijken, maar in de praktijk maandenlang stilstaan.

Eind 2024 werd ik gevraagd om mee te kijken bij een organisatie waar een verzuimdossier al bijna een jaar stil lag. Een medewerker zat ruim 11 maanden thuis en ieder consult kwam hetzelfde advies van de arbodienst: geen benutbare mogelijkheden. Geen eenmalige twijfel, geen nieuwe inzichten, geen ontwikkeling. Alleen herhaling.

Voor wie het vak niet dagelijks doet: dat is een zwaar advies. Het betekent dat iemand volgens de bedrijfsarts werkelijk helemaal niets kan | geen lichte taken, geen aangepaste werkzaamheden, niets. Dat kán, maar niet zonder stevige onderbouwing. En al helemaal niet bijna een jaar achter elkaar. Toch was dat precies wat er steeds gebeurde.

Toen ik het dossier bekeek, voelde ik direct dat er iets niet klopte. Niet alleen het lange stilvallen, maar vooral de leegte in het dossier. Geen plan van aanpak, geen re-integratie, geen periodieke evaluaties, geen inzetbaarheidsprofiel, geen onderbouwing. Het was alsof iedereen wachtte op iemand anders om een stap te zetten en ondertussen gebeurde er niets.

In het eerste gesprek met de medewerker merkte ik dat zijn verhaal niet aansloot bij de zwaarte van het advies dat al ruim 11 maanden gold. Hij vertelde dat zijn gezondheid alleen zou verbeteren onder heel specifieke omstandigheden op één plekje in Frankrijk. Je kunt daar van alles van vinden, maar dat is niet mijn rol. Wat ik wél moet beoordelen, is of het proces klopt. En dat deed het niet.

Het verzuimproces hoort gebouwd te zijn op feiten, onderzoeken, medische duiding en duidelijke afspraken. Hier ontbrak dat allemaal. En als dat ontbreekt, kan niemand zijn rol goed spelen. De werkgever niet, de medewerker niet en de bedrijfsarts al helemaal niet.

Ik ben in gesprek gegaan met de arbodienst en heb om duidelijkheid gevraagd. Eerst vriendelijk, daarna nadrukkelijker. We vroegen meerdere keren om medische informatie op te vragen, om een inzetbaarheidsprofiel op te stellen, om het dossier te onderbouwen. Maar er kwam niets. Dat is voor mij het moeilijkste stuk: wanneer een arbodienst niet doet wat nodig is, zit iedereen vast.

De maanden die volgden waren frustrerend voor alle partijen. De medewerker kreeg geen richting, de werkgever verloor vertrouwen en HR wist niet meer waarop ze moest sturen. De arbodienst bleef herhalen dat er geen benutbare mogelijkheden waren, maar zonder medische basis blijft dat een losse uitspraak.

Uiteindelijk hebben we een andere arbodienst om hulp moeten vragen om in beweging te komen. Pas toen, na heel veel geduld, kwam naar voren wat al die tijd niet duidelijk mocht worden: er was geen medische situatie die langdurige volledige uitval verklaarde. Wat volgde was pijnlijk maar voorspelbaar. De medewerker beëindigde zelf het dienstverband. Niet uit conflict, maar alsof hij wist dat dit verhaal niet langer stand kon houden.

Dit soort dossiers raken me altijd, niet omdat ze complex zijn, maar omdat ze laten zien hoe kwetsbaar verzuim is wanneer de samenwerking niet op orde is. Een arbodienst die te weinig levert, een leidinggevende die verzuim ernaast moet doen, een medewerker die zijn eigen weg zoekt wanneer niemand grenzen stelt. Het is een optelsom van misverstanden, stiltes en gemiste stappen.

Wat mij het meest bijblijft, is het moment waarop ik besefte dat iedereen in dit dossier te goed van vertrouwen was geweest. De werkgever vertrouwde op de arbodienst. De medewerker vertrouwde erop dat niemand doorvroeg. En de arbodienst vertrouwde op een verhaal dat nooit geobjectiveerd werd.

In mijn rol is dat precies waar ik moet instappen. Niet om iemand te controleren, maar om processen te herstellen. Om de juiste vragen te stellen. Om het systeem weer in beweging te krijgen. Om duidelijkheid te brengen wanneer alles troebel is geworden. En vooral: om te zorgen dat zowel medewerker als werkgever krijgen waar ze recht op hebben; eerlijkheid, perspectief en professionele begeleiding.

Deze situatie liep uiteindelijk uit op vertrek, maar het had veel erger kunnen aflopen. Het had een loonsanctie kunnen worden, een juridisch conflict, of nog jaren stilstand. Dat is precies waarom samenwerking met een arbodienst geen formaliteit is, maar een fundament. Als die samenwerking hapert, valt het hele verzuimproces om.

Voor mij bevestigde dit verhaal opnieuw waarom ik doe wat ik doe. Verzuim gaat nooit alleen over ziekte. Het gaat over samenwerking, verantwoordelijkheid, rolzuiverheid en regie. En die moet je niet erbij doen. Die moet je serieus nemen. Want als iedereen wacht, staat alles stil. Maar zodra één iemand in beweging komt, kan het hele systeem ineens weer vooruit.

Dat is waar GRIB. je bij kan helpen: beweging brengen waar stilstand de norm dreigt te worden.

GRIB.|  Mensenwerk dat werkt

Juist wanneer het ingewikkeld wordt.